Kada se obaveze neprestano gomilaju, problem često nije samo u tome što ih ima mnogo, već što sve deluju podjednako hitno. Dobar način organizacije vremena zato počinje pregledom onoga što zaista mora da bude završeno, onoga što može da sačeka i zadataka koji mogu da se skrate, podele ili potpuno uklone. Tek kada se napravi ta razlika, raspored može da postane realan.
Najpre odvojite važno od hitnog
Korisno je zapisati sve obaveze koje trenutno opterećuju dan, bez pokušaja da ih odmah rasporedite. Zatim ih treba razvrstati prema roku, posledicama odlaganja i vremenu koje zahtevaju. Takav pregled često pokaže da nekoliko velikih zadataka zauzima najveći deo pažnje, dok niz sitnih obaveza stvara osećaj stalne zauzetosti.
Ako se prioriteti menjaju iz sata u sat, previše detaljan plan može postati dodatno opterećenje. U tom slučaju bolje je odrediti nekoliko glavnih zadataka za dan i ostaviti prostor za neplanirane situacije. Organizacija vremena treba da pomogne u donošenju odluka, a ne da stvori još jednu listu koju morate da održavate.
Izaberite raspored prema vrsti posla
Vremenski blokovi mogu biti korisni kada tokom dana imate zadatke koji zahtevaju dužu koncentraciju. Umesto čestog prebacivanja između obaveza, određeni deo dana namenjuje se jednoj vrsti posla. Ovakav pristup odgovara ljudima kojima prekidi otežavaju rad i kojima je potrebno da unapred zaštite vreme za zahtevnije zadatke.
Za nepredvidiv raspored praktičnija može biti jednostavna lista prioriteta. Umesto određivanja tačnog minuta za svaku obavezu, zadaci se poređaju po važnosti, a sledeći se bira kada se prethodni završi. Tako ostaje više prostora za promene bez potpunog rušenja plana.
Kada pomažu kratki vremenski intervali
Ako teško počinjete zadatke ili često odlažete manje obaveze, rad u kratkim intervalima može biti jednostavniji. Određeni period posveti se samo jednom zadatku, nakon čega sledi kratka pauza. Prednost je u tome što se velika obaveza pretvara u ograničen vremenski angažman koji je lakše započeti.
Ovaj pristup nije podjednako dobar za svaki posao. Kod zadataka koji zahtevaju duboku koncentraciju česti prekidi mogu smanjiti učinak, pa je bolje produžiti intervale. Važnije od praćenja tačno određenog broja minuta jeste da se pažnja tokom rada ne rasipa na druge obaveze.
Kratki intervali mogu biti naročito korisni za administraciju, odgovaranje na poruke, sređivanje dokumenata i druge zadatke koji se mogu jasno podeliti na manje celine. Kada se takve obaveze grupišu, smanjuje se broj prelazaka sa jedne aktivnosti na drugu.
Planirajte prostor za ono što ne možete predvideti
Raspored koji je popunjen od jutra do večeri često izgleda efikasno samo dok se ništa ne promeni. Poziv, dodatni zahtev, kvar ili produžen sastanak mogu pomeriti sve što sledi. Zato je korisno ostaviti određene vremenske rezerve, naročito između većih obaveza.
Rezerva nije izgubljeno vreme. Ona omogućava da jedan neplanirani događaj ne pretvori ceo dan u niz kašnjenja. Ako se ne iskoristi, taj prostor može poslužiti za završavanje ranije započetog posla, odmor ili pripremu za sledeći dan.
Kako izabrati sistem koji ćete zaista koristiti
Najbolji sistem organizacije nije onaj koji ima najviše pravila, već onaj koji možete dosledno da primenjujete. Ako često odustajete od detaljnih planera, jednostavna lista sa nekoliko prioriteta može biti korisnija. Ako vam se dan sastoji od sastanaka i preciznih rokova, kalendar sa vremenskim blokovima verovatno će bolje odgovarati.
Posle nekoliko dana pogledajte gde je plan najčešće pucao. Ako su problem prekidi, zaštitite duže periode bez ometanja. Ako stalno potcenjujete trajanje zadataka, ostavite veće vremenske rezerve. Ako se lista stalno širi, ograničite broj glavnih prioriteta.
Cilj organizacije vremena nije da svaki minut bude popunjen, već da najvažnije obaveze dobiju odgovarajuće mesto. Kada sistem prati vaš stvarni ritam umesto idealnog dana, lakše je održati kontrolu i kada se obaveze ponovo nagomilaju.
Kada se raspored često menja, korisno je razlikovati obaveze koje zavise od drugih ljudi od onih koje možete završiti samostalno. Sastanak, rok za tuđi odgovor ili termin koji ne možete pomeriti treba postaviti kao čvrstu tačku, dok se fleksibilniji zadaci mogu rasporediti oko njih. Na taj način planiranje ostaje prilagodljivo, a najvažnije obaveze ne gube svoje mesto čim se pojavi nešto novo.
